【2026年最新】退職証明書の発行はどう依頼するか｜記載事項と頼み方の手順

転職先から「前職の退職証明書を出してください」と言われたり、国民健康保険の手続きで退職を証明する書類が必要になったりすることがあります。退職証明書は、退職した本人が求めれば会社が発行する書類です。この記事では、離職票との違い、記載される内容、依頼の仕方、発行されないときの対応を整理します。

退職証明書とは何か

【結論】在籍していた事実や退職の理由を、会社が証明する書類です。

法律にもとづく書類

退職した労働者が請求した場合、会社は退職証明書を交付しなければならないと労働基準法で定められています。決まった書式はなく、会社ごとに様式が異なります。

請求できる人

正社員に限らず、契約社員、パート、アルバイトなど雇用されていた人であれば請求できます。退職の理由が自己都合か会社都合かも問いません。

請求できる時期

退職後すぐでなくても請求できます。ただし請求できる期間には限りがあるとされているため、必要になりそうなら早めに依頼してください。

使われる場面

転職先への提出、国民健康保険や国民年金の切り替え、離職票が届くまでの仮の証明などに使われます。提出先によっては離職票や資格喪失の証明書を求められることもあります。

記載される事項

【結論】5つの項目から、本人が必要なものを指定します。

使用期間

入社日から退職日までの在籍期間です。転職先が職歴を確認する目的で求めることが多い項目です。

業務の種類と地位

どのような仕事をしていたか、どの役職にあったかを記載します。経歴の裏付けとして使われます。

賃金

在職中の賃金の額です。必要がなければ記載を求めないこともできます。

退職の事由

自己都合、契約期間の満了、解雇などの理由です。解雇の場合は、その理由も含まれます。本人が希望しない項目は記載してはならないとされているため、退職理由を書いてほしくなければその旨を伝えます。

比較項目	退職証明書	離職票
発行元	会社	ハローワーク（会社の手続きを経て交付）
主な用途	転職先への提出、在籍の証明	失業給付の受給手続き
発行のきっかけ	本人の請求	本人の希望と会社の届出
記載内容	本人が指定した項目	賃金の支払状況、離職理由など

依頼する前に確認すること

【結論】提出先が求める書類と項目を先に聞いておきます。

本当に退職証明書が必要か

「退職したことが分かる書類」と言われた場合、離職票や健康保険の資格喪失証明書で足りることがあります。提出先に書類名を確認してください。

必要な項目

転職先が在籍期間だけを確認したいのか、退職理由も知りたいのかで依頼内容が変わります。不要な項目まで書いてもらう必要はありません。

提出期限

入社手続きの期限が決まっていることがあります。発行までの日数を見込んで、逆算して依頼します。

宛先と連絡方法

退職後は、人事や総務の担当者へ直接連絡するのが早い方法です。連絡先が分からなければ、会社の代表番号から担当部署につないでもらいます。

依頼の手順

【結論】メールか書面で、項目と送付先を具体的に伝えます。

1. 依頼文を用意する

氏名、在籍期間、所属部署、退職日を書き、退職証明書の発行を依頼する旨を記載します。本人確認がしやすい情報を添えると手続きが早まります。

2. 記載してほしい項目を指定する

使用期間、業務の種類、地位、賃金、退職の事由のうち、必要なものを明記します。記載を希望しない項目も書いておくと誤解が防げます。

3. 受け取り方法を伝える

郵送を希望する場合は送付先の住所を記載します。返信用封筒の同封を求められることもあるため、事前に尋ねておくと円滑です。

4. 送った記録を保存する

送信したメールや書面の控えを残します。発行が遅れた場合に、いつ依頼したかを示す材料になります。

発行されないときの対応

【結論】再依頼で記録を残し、改善しなければ労働基準監督署に相談します。

催促の連絡

依頼から日が経っても届かなければ、依頼日を示して状況を尋ねます。担当者の異動などで止まっているだけのこともあります。

拒否された場合

本人が請求した退職証明書の交付は会社の義務です。「前例がない」「忙しい」といった理由で拒むことはできないとされています。

相談先

何度依頼しても発行されないときは、会社の所在地を管轄する労働基準監督署に相談できます。依頼の記録を持参すると話が早く進みます。

提出先への説明

期限に間に合わない場合は、転職先や役所に事情を伝え、代わりの書類で対応できないか相談してください。

記載内容でもめないための注意点

【結論】事実と違う記載は、訂正を求められます。

退職理由の食い違い

自己都合のつもりが解雇と書かれていたなど、認識と違う記載があれば訂正を求めます。経緯をメモにまとめておくと説明しやすくなります。

不利な情報の記入

本人が求めていない事項や、再就職を妨げる目的の情報を書き込むことは禁じられています。気になる記載があれば会社に確認してください。

原本の保管

転職先へ提出する前に、写しを取っておきます。再発行を頼む手間が省けます。

専門家への相談

記載をめぐって会社と争いになった場合は、社会保険労務士や弁護士に相談してください。個別の事情によって対応が変わります。

よくある質問（FAQ）

Q1. 退職証明書と離職票は両方もらえますか

もらえます。用途が違う書類なので、必要に応じてそれぞれ依頼してください。離職票は失業給付の手続きに使います。

Q2. 在職中でも発行してもらえますか

退職証明書は退職後の書類です。在職中に必要な場合は、在籍証明書など別の書類を依頼することになります。

Q3. 発行に手数料はかかりますか

多くの会社では無料で発行されていますが、扱いは会社によって異なります。郵送料の負担を求められることがあります。

Q4. 退職理由を書かないでほしいと言えますか

言えます。本人が求めない事項は記載しない決まりです。依頼文で記載を希望しない旨を明記してください。

Q5. 退職から時間が経っていても依頼できますか

依頼できる場合がありますが、請求できる期間には限りがあるとされています。必要が分かった時点で早めに連絡してください。

Q6. 会社が倒産していたらどうなりますか

発行を受けられないことがあります。年金の加入記録や雇用保険の記録で在籍を示せる場合があるため、提出先に相談してください。

まとめ

退職証明書は、退職した本人が請求すれば会社が遅滞なく交付しなければならない書類です。雇用形態や退職の理由を問わず請求できます。

記載できるのは、使用期間、業務の種類、地位、賃金、退職の事由で、本人が必要な項目を指定します。求めていない事項を書くことは禁じられているため、退職理由を書いてほしくなければその旨を伝えてください。

依頼の前に、提出先が退職証明書を求めているのか、離職票などで足りるのかを確認します。依頼はメールや書面で行い、項目と受け取り方法を具体的に伝え、控えを残してください。

発行されない場合は、依頼日を示して催促し、それでも改善しなければ労働基準監督署に相談できます。記載内容をめぐって争いになったときは、専門家の助言を受けてください。

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