【2026年最新】退職時の貸与品の返却はどうするか｜返すものの一覧と返却手順

退職の日が近づくと、パソコンや社員証、制服など、会社から借りていた物の返却が必要になります。返し忘れがあると、退職後に何度も連絡が来たり、弁償を求められたりして、気持ちよく次の職場へ移れません。この記事では、返却が必要な物の洗い出し方、返す時期と方法、紛失や破損があった場合の考え方を整理します。

返却が必要な物の洗い出し

【結論】入社時に受け取った物を思い出すことから始めます。

身分や入館に関わる物

社員証、入館証、名札、鍵、セキュリティカードなどです。悪用を防ぐため、会社は確実な回収を求めます。

業務用の機器

ノートパソコン、スマートフォン、タブレット、充電器、記録媒体などです。付属品まで含めて返すのが原則です。

制服や作業用品

制服、作業着、安全靴、ヘルメットなどです。クリーニングして返すかどうかは会社の規定や指示によります。

書類や名刺

業務の資料、顧客情報を含む書類、自分の名刺、取引先から受け取った名刺も会社の物として扱われることがあります。持ち帰らないでください。

返却の時期

【結論】最終出社日が基本です。

最終出社日に返す

多くの貸与品は最終出社日に直接返すのが確実です。上司や総務担当者に手渡し、受領を確認してもらいます。

有給消化中の扱い

最終出社日の後に有給を消化する場合、社員証や機器は最終出社日に返すよう求められるのが一般的です。資格確認書など一部の物は退職日以降に郵送します。

退職日を過ぎた場合

返し忘れに気づいたら、すぐに会社へ連絡して返却方法を相談します。放置すると、会社から返還を強く求められることがあります。

就業規則の確認

返却の時期や方法を就業規則や退職の手続き書類で定めている会社があります。最初に確認しておくと迷いません。

貸与品の種類	返す時期の目安	返却時の注意点
社員証・入館証・鍵	最終出社日	手渡しで受領を確認
パソコン・スマートフォン	最終出社日	データの扱いは会社の指示に従う
制服・作業着	最終出社日または後日郵送	クリーニングの要否を確認
健康保険の資格確認書など	退職日以降すみやかに	家族分も含める
業務資料・名刺	最終出社日	複製や持ち帰りをしない

返却の手順

【結論】一覧表をつくり、会社と突き合わせます。

1. 一覧表をつくる

手元の会社の物を書き出し、数量も記録します。入社時の貸与記録があれば、会社に見せてもらうと漏れを防げます。

2. 私物と分ける

机やロッカーの中身を整理し、私物を持ち帰ります。会社の物と私物が混ざっていると、返却漏れの原因になります。

3. 担当者と確認する

返却の際に一覧表を見ながら担当者と照合します。受け取りのサインやメールでの確認をもらうと、後で証明できます。

4. 郵送分を手配する

当日に返せない物は、送付先と期限を確認して郵送します。追跡や受け取りの確認ができる方法を選んでください。

パソコンやスマートフォンのデータ

【結論】自己判断で消さず、会社の指示に従います。

業務データ

業務で作成したデータは会社の物です。引継ぎに必要な場合もあるため、勝手に削除しないでください。

私的なデータ

私的なアカウントや個人的なファイルが残っている場合は、会社の規定の範囲で整理します。判断に迷う物は担当者に確認します。

持ち出しの禁止

業務データを私物の機器や個人のクラウドに移す行為は、情報の持ち出しとして問題になります。退職後の紛争の原因にもなります。

パスワードの引継ぎ

業務で使っていたアカウントの情報は、会社の手順に沿って引き継ぎます。

紛失や破損があった場合

【結論】正直に申し出て、扱いを相談します。

すぐに報告する

なくした物や壊れた物があれば、隠さずに会社へ伝えます。社員証や機器の紛失は情報管理に関わるため、早い報告が大切です。

弁償の考え方

通常の使用による傷みや劣化について、労働者が全額を負担しなければならないとは限りません。故意や重大な過失があったかどうかなど、事情によって判断が変わります。

給与からの天引き

賃金は全額を支払うのが原則です。弁償額を一方的に給与から差し引くことは、原則として認められません。労使の協定や本人の自由な同意がある場合など、例外は限られます。

あらかじめ決められた違約金

「返さなければ◯円を支払う」といった違約金や損害賠償額をあらかじめ定めることは、法律で禁じられています。実際の損害とは別に考えてください。

返却をめぐるトラブルへの対応

【結論】記録を残し、必要なら公的な窓口に相談します。

返したのに返していないと言われた

受領の記録や郵送の追跡記録が証拠になります。返却時の記録を残しておく理由はここにあります。

私物を返してもらえない

会社に私物が残っている場合は、返還を求めることができます。送付の方法と費用の負担を話し合ってください。

離職票などを渡さないと言われた

貸与品の返却と、離職票や源泉徴収票の交付は別の問題です。交付を引き換え条件にされた場合は、労働基準監督署やハローワークに相談できます。

専門家への相談

弁償額をめぐって争いになった場合は、社会保険労務士や弁護士に相談してください。

よくある質問（FAQ）

Q1. 制服はクリーニングして返すべきですか

規定や指示があればそれに従います。指示がなければ、洗濯した状態で返すのが無難です。

Q2. 自分で買った作業靴も返しますか

自費で購入した物は私物です。会社が費用を負担した物かどうかを確認してください。

Q3. 郵送料は誰が負担しますか

決まりはなく、会社によって扱いが異なります。着払いでよいかを事前に確認してください。

Q4. 退職代行を使う場合はどう返しますか

郵送での返却が一般的です。返却する物の一覧と送付先を、会社とのやり取りで確認してもらってください。

Q5. 古いパソコンを壊してしまいました

経年劣化か過失かで扱いが変わります。経緯を説明し、会社と相談してください。

Q6. 名刺は持ち帰ってもよいですか

自分の名刺も取引先の名刺も、会社の物として扱われることがあります。持ち帰る前に会社の規定を確認してください。

まとめ

退職時には、社員証や鍵、パソコンなどの機器、制服、業務資料など、会社から借りていた物を返却します。入社時の記録を参考に、一覧表で漏れなく洗い出してください。

返却は最終出社日が基本で、退職日以降に返す物は追跡できる方法で郵送します。担当者と一覧を照合し、受け取りの記録を残しておくと後のトラブルを防げます。

パソコンなどのデータは、自己判断で消したり持ち出したりせず、会社の指示に従います。業務データの持ち出しは、退職後の紛争の原因になります。

紛失や破損があれば早めに申し出てください。弁償額を一方的に給与から差し引くことや、違約金をあらかじめ定めることは原則として認められません。争いになったときは、労働基準監督署や専門家に相談してください。

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